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语境与商务英语信函写作

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摘要: 商务英语信函写作受到语境的制约, 将不同的语境有机组合是写作商务英语信函的必要条件, 有助于撰写出准确、实用的商务英语信函, 满足商务交往的目的。文章根据商务英语的语言特点, 通过阐述有关语境的含义以及它的功能, 结合了商务英语信函写作的典型实例, 进一步解释了语境与商务英语信函写作的关联。

关键词: 语境; 商务英语; 商务英语信函

国际交流日益频繁, 对外贸易规模不断扩大, 商贸英语已成为我国经济活动中必不可少的语言交际工具。而作为国际贸易中传递信息和洽谈业务的主要手段) ) ) ) 商务信函也得到越来越广泛的使用和普遍的重视。商务英语信函与商务英语密切相关, 二者有时甚至被合为一谈, 尽管如此,在商务英语信函写作与教学实践中发现商务英语信函并不能等同于商务英语。严格来讲, 商务英语可细分为商务口头英语 HYPERLINK "" 与书面英语, 前者适合面对面的商业洽谈, 后者属于商务英语的书面表达形式, 一般通过书信、网络或电传的方式加以传递, 因此, 在我国也被称为商务英语函电, 是专门通过书面英语实现国际商务交流的信息载体, 措辞应该更规范,还应该更讲究语言表达的修辞技术, 为达到这种境界, 写信者可考虑结合具体的商务英语语境去探求。

一、语境与商务英语语境

1. 语境的含义与分类

语境这一概念最早是由英国人类学家B. M a linow sk i在1923年提出来的。他认为, 如果没有语境, 词就没有意义。伦敦语言学派的核心人物F irth 发展了B. M a linow ski的观点, 提出了语境理论。F irth认为在话语与说话的情景之间存在着某种必然的联系。语境是指使用语言时的实际环境, 也就是对话语的生成和理解产生直接影响的那些要素。语言学家从不同角度对语境进行了研究, 对语境包括哪些要素,作出了不完全相同的解释。著名英国语言学家J. Lyons认为语境是一个理论概念, 构成语境的各种因素是语言学从具体的情景中抽象出来的( Lyons, 1981) [1] 。我国语言学家胡壮麟先生把语境归结为三类: ( 1) 语言语境, 即上下文( context), 指语篇内部环境; ( 2)情景语境( situa tiona l contex t), 指语篇产生时的环境, 事件的特征、性质和谈话的主题、时间、地点、方式等; ( 3)文化语境, 指作者所在的语言社会团体的历史文化和风俗人情(胡壮麟, 1994) [2] 。

2. 商务英语语境

商务英语是一门特殊用途语体, 虽然本质上来讲它是一门语言性学科, 但它更是/ 一门社会技能的学科, 侧重于商务环境中的语言运用能力, 尤其是跨文化商务交际的能力。商务英语中的/ 语境主要与国际贸易进程中的发展与变化有关, 还会受到中西方文化在交际方式、价值体系、思维观念等方面的不同程度差异的冲击和影响, 因此商务交流中的微观语言环境与特定人群在特定场合和话题下的交际身份和环境有关, 而宏观社会环境与写信者特定的商务文化背景有关。

二、商务英语信函写作与商务英语语境

国际商务英语信函是涉外商务中使用的各种函件的总称, 是进出口业务进展情况的专业性书面记录。从法律上讲, 这些书面记录是对买卖双方权利、义务的规定和解决争端的法律依据。在国际商务活动中, 尽管电话、电报、电传都非常有用, 但是, 商务信函( 包括电子邮件)在商务交际中仍然是最主要的工具, 是商家、厂家与客户之间用于联系业务、沟通商情、咨询答复的主要途径, 大部分通过电话、电报等谈妥的事, 通常还需要用书信作最后的证实。由此可见, 商务英语信函在国际商务中是非常重要的。作者在撰写商务信函写作中英语信函时必须受诸多因素的制约, 其中, 语境即语言环境就是重要的制约因素。语境给商务英语信函作者提供了现实商务活动的社会条件, 适当地选择、调整语境, 将能协助商务活动目的的实现。

1. 外部语境

外部语境也被称为广义语境, 具体指情境, 即由时间、地点、场合、对象等客观因素和使用语言者的身份、思想、性格、职业、修养、处境、心情等主观因素所构成的使用语言的环境。大到全球的商务环境, 小到某一个行业的商务环境, 或是一个公司的商务运作环境等, 对商务英语信函写作均有一定的影响和约束。商务英语信函外部语境对信函的撰写人和阅读者都起着一定的约束作用, 它是商务活动的大环境,写作时必须参考商务活动的过程, 即参考商务环境, 否则, 商务英语信函将无的放矢, 有碍商务活动的实现。因此, 我们把商务活动的全过程归结为商务英语信函的外部语境。商务英语信函要求语体礼貌, 这是受国际商务交往的语境特点所制约(关孜慧, 2003) [ 3]。礼貌得体的信函能传达正直、热情、良好的文化素养和职业道德形象, 使收信人愿意合作。在一些商务函语境中, 如推荐函、保价函、价格商讨函电以及致谢函等, 都需采用富有感情并有礼貌的语言结构和词汇书写。

商务英语信函的写作中, 常用的情感表达方式有:

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通常在商务英语信函写作中除了要遵循礼貌( courtesy),还要遵循其他的四个C, 即完整( com pleteness)、清楚( c lar ity)、简明( conc iseness) 和正确( correctness), 这样的信函才能不但得体, 而且能准确地传递信息。

2. 内部语境

语境对语言表达起到了一定的制约、调节作用, 外部语境制约商务英语信函的写作语体和写作风格, 不同的通信对象、不同的信函内容决定不同的信函语体, 商务英语信函写作的外部语境限制和制约其内部语境(何兆熊, 1992) [ 4] 。内部语境也被称为狭义语境, 是语言自身所构成的环境条件,它包括 HYPERLINK "" 词语所在的上下文, 即上下词、上下句、上下段、上下篇等, 它对语意起着限制作用或解释作用, 是对商务英语信函写作的具体内容和语言结构、语体等写作手法的制约。商务英语信函的内部语境其实就是商务英语信函的语言结构。充分了解信函写作过程中语境的变化, 才能提高语言交际能力和语用能力, 将内部语境和外部语境有机地结合起来是写好商务英语信函的必要条件, 才能协助商务活动的顺利进行, 如:

Goods o f dang erous o r damag ing nature must not be tendered fo r shipm ent un less w ritten notice o f the ir nature and the nam e and address o f the Sender have been prev iously g iven to the Carrier, M aste r orAgent of the vesse l and the na ture is distinctly m arked on the outs ide o f the package or packages as required by sta tute.

译: 危险或易损物品严禁送来装运, 除非关于其特性、名称、托运人地址的书面通知已事先提交给船主、船长或其代理人, 而且货物的性质已按法令要求醒目地打印在包装物表面。上由and连接两个分句, 前一个分句中有一个unless引导的条件状语从句。句子虽长, 可层次分明, 并列的和互为条件的关系叙述得非常清楚。若是没有这些连接词, 整个句群就会变成一盘散沙。利用内部语境为信函作者留出的空间, 撰写出结构严谨、逻辑性强又有说服力的商务信函是很见作者写作功底的。

3. 语境对商务英语信函写作的制约

商务人员可以从两方面着手: 一方面要使每个词在句子中与其他的词搭配得当, 遣词造句方面突出典型商务英语语言的修辞特色, 行文安排符合英语应用文写作的原则和商务英语语言的结构规律, 做到准确、清晰、流畅、合情合理; 另一方面要求考虑到商务英语语言交际、国际社会和时代背景等常变因素, 这样才能真正符合修辞在商务英语语境下的运用规范和要求, 从而将语境概念成功地体现和应用于商务英语信函写作的艺术中。在商务英语信函的写作中要选择合适的语气, 也就是我们通常所说的客气和自然。但是考虑到当今东西方社会文化背景和生活方式的变化, 人们的生活更加倾向于快节奏与简单直接, 商务写作中要避免矫揉造作, 采取简洁自然而有生活气息的语句更有利于创造一种和谐的友好气氛( 何自然, 1997) [ 5]。同时要求工作者必须有效使用能够表达这个话题的语言项目, 如商业贸易术语习惯用语、固定语法及语篇格式( 如合同、定价单、保险、信用证、各类单据等都有着规范化的固定版式), 同时根据这些话题以及国际贸易的一般性流程与内容也会产生各式各样的信函, 目前主要有进出口商之间建立业务关系的信函、询价函、发盘函、还盘函, 推销函, 以及涉及成交、支付、合同、装运、保险等一类的函电, 并且由于交易的完成通常都不是一步到位的, 贸易过程中总是会出现这样和那样的问题, 就会出现专门的关于申诉、索赔、争议等类的信函。

三、结语

总之, 语境制约商务英语信函写作, 同时也为商务英语信函写作提供了选择空间。随着今后各方面条件以及各项法律法规的日趋完善成熟, 国际贸易将会更规范化和程序化, 贸易内容会更丰富化, 贸易方向会更扩大化, 贸易话题也会随不同的贸易目的而更加千变万化, 而这些可能将会合力导致未来出现 HYPERLINK "" 更多类型的贸易信函。不管时代怎样变化, 只要再抓住商务英语信函的言语风格和规律, 讲求独特的写作模式并且符合信函写作的语境, 就一定能成功地实现国际商务交流。实践证明, 商务英语已经为推进国际经济贸易和我国经济的快速发展都起到了不可替代的作用。

参考文献:

[ 1] Lyons. J. Language, M eaning and Contex t [M ]. Fantana,1981.

[ 2] 胡壮麟. 语篇的衔接与连贯[M ]. 上海: 上海外语教育出版社, 1994.

[ 3] 关孜慧. 文化语镜与翻译[ J]. 外语与外语教学,2003, ( 3).

[ 4] 何兆熊. 语用、意义和语境. 语境研究文集[M ]. 北京: 北京语言学院出版社, 1992.

[ 5] 何自然. 语用学与英语学习[M ]. 上海: 上海外语教育出版社, 1997.

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